MENGURUS AKTIVITI KERJA ( PRA-DIPLOMA TAHUN 2 ) - KEPERLUAN LATIHAN PERSONAL

SEMESTER PENDEK =

SEMESTER 4

TAJUK MODUL =

MENGURUS AKTIVITI KERJA

KEUPAYAAN =

SET AND REVISE OWN OBJECTIVITIES AND GOALS

OBJEKTIF MODUL =

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS.

NO. KOD =

CES 401

TOPIK =

KEPERLUAN LATIHAN PERSONAL

1.     PENGENALAN

o   Mengenalpasti keperluan latihan merupakan batu locatan dalam system pengurusan latihan yang sesuai dimana seluruh arahan latihan yang diprogramkan dibina.

o   Falsafah latihan adalah prestasi industri yang merujuk kepada tahap dedikasi yang ditunjukkan oleh setiap personal dalam sesebuah organisasi.

o   Ia bertujuan untuk meningkatkan keberkesanan individu supaya mereka boleh menyumbang kepada daya saing organisasi.

o   Latihan adalah proses yang berterusan. Sekurang kurangnya, latihan perlu disediakan:

Ø  Apabila seseorang menyertai organisasi

Ø  Apabila seseorang menganggap tanggungjawab baru

Ø  Apabila prestasi kerja seseorang memerlukan penambahbaikan

Ø  Apabila keadaan baru memerlukan perubahan dalam produk, teknologi, dasar, amalan atau prosedur.

o   Oleh itu, program latihan yang dibangunkan mengambil kira banyak faktor seperti:

Ø  Keperluan pekerja untuk mempelajari kemahiran dan maklumat khusus

Ø  Dasar dasar yang menentukan bagaimana matlamat organisasi akan tercapai

Ø  Kehendak dan keperluan pelanggan yang menggunakan produk meningkatkan produktiviti baru

2.    JENIS JENIS LATIHAN

2.1          Latihan dalaman

·         Latihan dalaman yang dijalankan adalah berbeza bagi pekerja pekerja baru, pengurus kumpulan latihan dan eksekutif untuk meningkatkan prestasi kerja mereka atau persediaan bagi mereka untuk kenaikan pangkat.

2.2         Latihan formal

·         Latihan formal merupakan salah satu daripada aktiviti aktiviti yang telah dibentuk dalam pelan latihan sesebuah organisasi.

2.3         Latihan tidak formal

·         Latihan tidak formal merujuk kepada latihan yang dijalankan oleh setiap penyelia individu yang dianggap wajar dan perlu.

2.4         Latihan awal

·         Latihan awal merujuk kepada latihan yang dijalankan oleh setiap penyelia individu yang dianggap wajar perlu. Sebagai contoh, pengenalan dilakukan oleh penyelia individu kerana mereka melihat terdapat keperluan untuk perkara tersebut.

2.5         Latihan Orientasi

·         Latihan orientasi adalah proses memberi sesorang pekerja baru gambaran tentang organisasi itu.

·         Ia mungkin mengandungi maklumat tentang sejarah organisasi, pengasas dan pengganti mereka, kehadiran para pengarah eksekutif dan kawasan kawasan utama mereka dipertanggungjawabkan dan carta organisasi.

2.6         Latihan semula

·         Jika seseorangmembuat banyak kesilapan di tempat kerja atau tidak tahu rutin tugasan yang diberikan, latihan semula mungki diperlukan.

·         Latihan semula adalah lebih sukar untuk disempurnakan berbanding latihan awal.

2.7         Latihan kenaikan pangkat

·         Apabila pekerja bersedia utnuk maju dari satu tugasan kepada tugasan lain, dia mungkin perlu mendapatkan kemahiran atau pengetahuan untuk melaksanakan tugas baru.

·         Arahan khas diberikan dalam latihan kenaikan pangkat bergantung kepada bidang tugas yang bakal dipertanggungjawabkan ke atsa kerja tersebut.

2.8         Latihan berterusan

·         Latihan berterusan melampaui latihan awal dalam memberikan pekerja maklumat yang wajar dan perlu.

3.    MENUBUHKAN PROGRAM LATIHAN FORMAL

o   Keputusan latihan adalah sukar untuk diukur. Salah satu sebabnya ialah jurulatih sering gagal untuk menetapkan matlamat tertentu.

3.1          Penggunaan analisis pekerjaan

·         Latihan pertama dalam pendekatan system untuk latihan adalah untuk menentukan jenis latihan diperlukan untuk kerja tertentu.

3.2         Penggunaan objektif tingkahlaku

·         Kaedah pendekatan system menentukan jenis tugas tugas yang perlu dipelajari bagi menentukan tingkah laku yang akan berlaku. Untuk melakukan ini jurulatih mesti memastikan bahawa setiap matlamat latihan boleh diukur, tingkahlaku yang dijalankan dinyatakan.

4.    KEPERLUAN LATIHAN

o   Organisasi biasanya menggunakan jumlah kakitangan pengurusan yang mencukupi dan kakitangan bukan pengurusan dengan kecekapan yang diperlukan untuk menjalankan tugas yang diberikan yang membawa kepada pencapaian objektif organisasi.

o   Prestasi kerja yang berkesan memerlukan standard kecekapan pada pekerja yang terdiri daripada bidang bidang penting seperti pengetahuan kemahiran dan sikap yang berkaitan dengan kerja

4.2 Penilaian keperluan latihan

·         Hampir semua buku dalam latihan mencadangkan format penilaian keperluan latihan sebagai pra-syarat untuk latihan yang diprogramkan.

4.3 Pendekatan untuk mengenalpasti keperluan latihan

·         Terdapat dua pendekatan untuk mengenal pasti keperluan latihan yang tepat bagi setiap kakitangan yang berbeza terutamanya kakitangan pengrusan-analisis peranan dan analisis kerja.

·         Peranan boleh ditakrifkan sebagai satu set pelbagai tingkah laku yang diharapkan daripada orang yang menduduki kedudukan kepimpinan dalam sebuah organisasi.

4.4 Latihan luaran

·         Apabila menggunakan latihan luaran, latihan disampaikan oleh sebuah organisasi latihan luar yang berdaftar dan selalunya dalam bentuk classroom based dipremis organisasi latihan

·         Latihan luaran merangkumi:

Ø  Program terbuka dimana satu atau lebih daripada kakitangan menghadiri latihan yang telah diiklankan

Ø  Program tertutup dimana anda latihan komisen akan dihantar khusus untuk kakitangan anda

4.5 Latihan dalaman

·         Latihan dalaman diadakan di premis organisasi itu sendiri dan biasanya diberikan oleh kakitangan penyedia latihan.

·         Terdapat 3 pilihan umum yang diiktirafkan untuk latihan dalaman

Ø  Latihan dalaman pilihan 1

ü  Ia melibatkan sebuah organisasi latihan berdaftar menyampaikan kursus khas sesuai dengan keperluan latihan khusus sebuah organisasi.

Ø  Latihan dalaman pilihan 2

ü  Ia melibatkan dan dikendalikan oleh kakitangan dalam organisasi itu sendiri

Ø  Latihan dalaman piihan 3

ü  Ia melibatkan kakitangan organisasi melaksanakan hamper keseluruhan latihan dan penilaian di organisasi tersebut

4.6 Pelan latihan

o   Memahami tentang bekerja dalam satu organisasi dan berbincang dengan kakitangan pengurusan dapat membantu jurulatih dalam memahammi peluang, kelemahan dan ancaman dalam suatu organisasi.

4.7 Status Latihan

o   Analisis organisasi membantu jurulatih menganalisa pelbagai keperluan latihan dan memutuskan status latihan sama ada mereka diganti, tidak mencukupi atau ia adalah sebahagian keperluan latihan.

4.8 Perbelanjaan latihan

o   Jumlah keperluan latihan organisasi membantu dalam menentukan keutamaan keperluan latihan dan fasa fasa dimana ia sepatutnya dipenuhi.

<3 Good Luck For What Ever You Did

J May Allah Bless Us J

MENGURUS AKTIVITI KERJA ( PRA-DIPLOMA TAHUN 2 ) - MENETAPKAN OBJEKTIF DAN MATLAMAT

 SEMESTER PENDEK =

SEMESTER 4

TAJUK MODUL =

MENGURUS AKTIVITI KERJA

KEUPAYAAN =

SET AND REVISE OWN OBJECTIVITIES AND GOALS

OBJEKTIF MODUL =

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS.

NO. KOD =

CES 401

1.     DEFINISI MATLAMAT

·         Keadaan dimana sesuatu perancangan perlu dicapai. Ia juga merujuk kepada hasil yang dicapai apabila sesuatu perlakuan dapat diselesaikan.

1.1          Menetapkan matlamat yang berkesan

                             i.        Pernyataan positif

                            ii.        Memastikan ketepatan

                          iii.        Menetapkan keutamaan

                           iv.        Mencatat matlamat untuk mengelakkan kekeliruan dan memberikan mereka keutamaan yang lebih

                            v.        Memastikan jumlah matlamat operasi adalah kecil

1.2         Menetapkan prestasi, bukannya hasil matlamat

·         Anda harus berhati hati untuk menetapkan matlamat dimana anda mempunyai kawalan yang sangat maksimum dan tidak ada yang lebih melemahkan semangat selain dari kegagalan untuk mencapai matlamat peribadi.

·         Jika anda menetapkan matlamat prestasi anda untuk mencapai masa yang tertentu, maka anda akan mencapai matlamat dan boleh berpuas hati dan menjadi yakin diri hasil dari pencapaian tersebut.

1.3         Menetapkan matlamat khusus

Ø  Jika anda mencapai semua syarat matlamat tersebut, maka anda boleh berasa yakin dan selesa dengan pencapaian tersebut.

1.4         Menetapkan matlamat yang realistic

·         Penetapan matlamat yang tidak realistic mungkin berlaku atas sebab-sebab berikut :

ü  Orang lain

ü  Maklumat yang tidak mencukupi

ü  Sentiasa mengharap prestasi terbaik

ü  Kurang rasa hormat terhadap diri sendiri

1.5         Menetapkan matlamat yang terlalu rendah

·         Matlamat boleh ditetapkan terlalu rendah kerana:

ü  Perasaan takut atau kegagalan

ü  Mengambil jalan mudah

1.6         Menetapkan matlamat tahap yang betul

ü  Ia adalah kemahiran yang diperolehi melalui pengalaman.

ü  Anda perlu mendapatkan matlamat yang boleh dicapai

ü  Perlu menyedari bahawa tanggapan sesuatu matlamat itu tidak realistic adalah tidak betul sama sekali.

ü  Factor peribadi seperti keletihan, komitmen lain dan keperluan untuk berehat perlu di ambil perhatian apabila sesuatu matlamat ditetapkan.

1.7         Memikirkan matlamat secara terperinci

·         Apabila anda memikirkan bagaimana untuk mencapai matlamat, anda perlu menganjukan soalan berikut agar dapat membantu anda untuk memberi tumpuan kepada sub-matlamat yang lain

Ø  Apakah kemahiran yang saya perlukan untuk mencapai matlamat ini?

Ø  Apakah maklumat dan pengetahuan yang saya perlukan?

Ø  Apakah bantuan atau kerjasama yang saya perlukan?

Ø  Apakah sumber yang saya perlukan?

Ø  Apakah yang boleh menghalang sebuah kemajuan?

Ø  Adakah saya sedang membuat andaian?

Ø  Adakah terdapat cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu?

2.    DEFINISI OBJEKTIF

·         Objektif adalah satu kenyataan tentang apa yang akan dilakukan dan perlu dinyatakan dari segi keputusan.

2.1         Penulisan objektif yang bermakna

·         Walaupun peraturan ini adalah sukar untuk dibangunkan, berikut mungkin berguna semasa menulis objektif.

ü  Mulakan suatu tindakan atau pencapaian kata kerja.

ü  Kenal pasti hasil tunggal utama bagi setiap objektif

ü  Nyatakan anggaran tarikh siap

ü  Pastikan matlamat yang ditetapkan adalah suatu yang boleh dikawal

ü  Untuk menguji kesahihan matlamat SMART, Tanya diri anda soalan soalan berikut:

Ø  S = Apakah matlamat saya yang sebenarnya?

Ø  M = Apakah bentuk kerja yang baik?

Ø  A = Adakah matlamat saya boleh dicapai?

Ø  R = Adakah matlamat saya bermakna?

Ø  T = Adakah matlamat saya boleh dikesan?

v  Persamaan berikut mungkin berguna dalam penulisan objektif :

OBJEKTIF : Untuk ( + kata kerja + penetapan matlamat + tarikh lahir )

<3 Good Luck For What Ever You Did

J May Allah Bless Us J

MENGURUS AKTIVITI KERJA - PRA-DIPLOMA TAHUN 2 SEMESTER 4

SEMESTER PENDEK=

PRA-DIPLOMA TAHUN 2 SEMESTER 4

MODUL=

09 MENGURUS AKTIVITI KERJA

KEBOLEHAN=

04.01 : ORGANIZE OWN  WORK ACTIVITIES

OBJEKTIF=

AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES.

CODE NO=

CES 401

1.0         MEMAHAMI SKOP KERJA:

Ø  Mengenal pasi tugasan yang akan dilakukan, kerja kerja dan tanggungjawab yang diberikan.

Ø  Tajuk kerja mestilah menunjukkan dengan jelas fungsi sesuatu tugasan yang akan dilaksanakan.

Ø  Matlamat kerja perlu menerangkan tugasan secara menyeluruh dengan jelas.

Ø  Ia perlu menyatakan apa yang perlu dilakukan, bagaimana ia dilakukan dan tujuan sesuatu tugas dilaksanakan.

2.0 MENGENAL PASTI HASIL YANG DIKEHENDAKI DAN MASALAHNYA

Ø  Kenal pasti syarat-syarat dan sumber sumber berkaitan yang diperlukan untuk setiap langkah kerja.

Ø  Menyatakan dengan jelas apa dan bila hasil kerja itu hendak dicapai.

Ø  Produktiviti pekerja adalah ukuran pencapaian kecekapan dan keberkesanan seorang pekerja dalam suatu pekerjaan.

3.0 MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH YANG SESUAI

Ø  Apabila di teliti sebuah organisasi dan bagaimana ia beroperasi dapat dilihat ia merangkumi ribuan tugasan. Setiap kerja yang dilakukan tidak sepatutnya berkembang dengan sendiri. Ia perlu dirangka dengan teliti supaya menepati permintaan yang sentiasa berubah.

3.1         Perluasan Kerja (Job Enlargement)

o   Perancangan kerja menjurus kepada menjadikan kerja kerja lebih kecil dan khusus. Kerja kerja yang sangat focus dan khusus mewujudkan cabaran yang lebih besar untuk memotivasikan pekerja.

3.2        Pengayaan Pekerja (Job Enrichment)

o   Pengayaan pekerjaan meningkat kefahaman dalam sesuatu kerja iaitu tahap kawalan seorang pekerja ke atas kerja yang mereka lakukan.

3.3        Model Ciri Ciri Kerja (Job Charascteristics Model/JCM)

o   Model ciri ciri kerja (JCM) menawarkan rangka kerja yang dimaksudkan. Beberapa perkara dikenalpasti iaitu 5 ciri ciri asas kerja, hubungan dan impak ke atas produktiviti, motivasi dan kepuasan kerja.

      Kepelbagaian kemahiran

      Pengenalan tugasan

      Signifikan tugasan

      Autonomi

      Maklum balas

4.0 MENETAPKAN KEUTAMAAN KERJA

Kenal pasti apa yang hendak dilakukan

-      Memastikan hasil kerja yang hebat ialah dengan mengetahui apa yang perlu dilakukan. Bahagian menumpukan 3 perkara iaitu menjelaskan minat anda, memahami kekuatan dan kelemahan anda serta mengenalpasti kerja anda dan apa yang diperlukan untuk mendapatkan hasil kerja yang hebat.

4.0        Melakukan apa yang anda minat.

o   Sekiranya anda mengetahui dengan jelas apa yang anda suka dan tidak suka, anda akan mampu melaksanakan tugas dengan lebih berkesan.

4.1         Tumpuan Kepada Kekuatan Diri

o   Ia adalah salah satu cara dengan menjalankan analisis Strength, Weakness, Opportunities, Threat. Analisis ini merupakan satu pendekatan untuk menilai kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang anda akan hadapi.

4.2        Memahami Bagaimana Untuk Cemerlang Dalam Pekerjaan Anda.

Tanyakan diri anda dengan soalan soalan berikut:

      Apakah halatuju pekerjaan tersebut?

      Apakah ukuran sebuah kejayaan?

      Apakah pencapaian yang luar biasa?

      Apakah keutamaan dan had waktu?

      Apakah sumber sumber yang tersedia?

      Apakah kos yang diperuntukkan?

      Bagaimana ini boleh dikaitkan dengan individu lain?

      Apakah gambaran yang lebih luas untuk ruang kerja anda?

Sekiranya anda mempunyai jawapan untuk persoalan di atas, anda akan tahu bagaimana untuk melakukan kerja dengan betul.

Terdapat 3 cara dalam menetukan keutamaan dalam kerja anda:

      Tumpukan kepada apa yang anda suka

      Menggunakan analisa SWOT untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan anda.

      Ia menerangkan bagaimana menerangkan kerja anda kepada majikan dan menumpukan untuk melakukan yang terbaik di bidang yang dianggap penting oleh majikan anda.

5.0        TEKNIK PENGURUSAN MASA YANG EFEKTIF

o   Pengurusan masa bukan sahaja bermaksud menguruskan masa kita. Ia adalah juga mengenai pengurusan diri kita sendiri.

o   Mengetahui setiap elemen penting di agar anda memahami cabaran dalam pengurusan masa.

      Elakkan daripada mewujudkan situasi yang mustahil

      Tentukan keutamaan anda

      Kekalutan boleh diimbangi dengan mewujudkan senarai ‘To Do’ harian dan senarai matlamat mingguan, bulanan dan jangka panjang.

      Tekanan yang boleh mendatangkan penyakit yang sememangnya boleh mengganggu jadual yang telah dirancang.

      Senaman merupakan salah satu yang cara terbaik untuk mengurangkan tekanan.

      Adakah anda bertanggungjawab dalam pengurusan masa?

o   Kelebihan Pengurusan Masa

                                                     i.        Menghapuskan penangguhan kerja

                                                    ii.        Sentiasa berada dalam kawalan

                                                  iii.        Mengurangkan tekanan

                                                   iv.        Melengkapkan lebih kerja dan meningkatkan kejayaan

                                                    v.        Menikmati masa luang yang ada

6.0        TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI DALAM PEKERJAAN

6.1         Bertanggungjawab

o   Memberikan yang terbaik dalam melaksanakan setiap tugasan yang diberikan

o   Mengetahui hadnya

o   Mengetahui objektif dan matlamat organisasi

o   Menghormati dan mematuhi kerja

o   Memahami bahawa ketua mempunyai hak untuk membuat keputusan

o   Setiap orang bertanggungjawab ke atas kejayaan organisasi

6.2        Akauntabiliti

o   Seorang yang mempunyai jawatan yang dipertanggungjawabkan ke atas sesuatu tugasan perlu bertanggungjawab dalam memastikan yang ia dapat disiapkan mengikut masa dan ketetapan yang ditetapkan.

      Melengkapkan Kerja Dengan Tepat, Difahami dan Tersusun

      Mengaku Apabila melakukan kesilapan

      Membetulkan kesilapan

      Terima cadangan daripada penyelia untuk meningkatkan cara bekerja

      Menyelesaikan masalah atau mendapatkan bentuan untuk menyelesaikan masalah

      Mendapatkan maklumat tambahan apabila diperlukan

      Membuat penilaian ke atas kualiti kerja yang telah dilaksanakan,